Od czego zacząć?

Sygnalistą w firmie może zostać każdy, kto jest z nią w jakiś sposób związany. Może to być:

• pracownik;
• współpracownik;
• zleceniobiorca;
• członek zarządu;
• dostawca;
• podwykonawca;
• klient;
• praktykant.

Zgłoszenia mogą odnosić się do bardzo różnych obszarów. Szczegółowo zostały one wymienione w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Zgłoszenia odnoszą się na przykład do takich naruszeń prawa, jak:

• przekupstwo,
• płatna protekcja,
• nadużycie uprawnień przez funkcjonariusza w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej,
• pranie pieniędzy,
• udział w zorganizowanej przestępczości,
• zakłócenie przetargu publicznego,
• fałszowanie faktur ze znaczną kwotą należności,
• oszustwo kredytowe.

Wraz z implementacją tej dyrektywy w Polsce, pracodawcy będą mieli obowiązek wprowadzić w swoich firmach systemy do zgłaszania nieprawidłowości. Prace nad ustawą wdrażającą dyrektywę są już na bardzo zaawansowanym etapie, więc czasu pozostaje coraz mniej.

Odpowiednio opracowany kanał zgłaszania nieprawidłowości powinien zawierać w sobie następujące elementy:

• sposób zgłoszenia, kanały komunikacyjne i odpowiedzialności;
• szczegółowy sposób ochrony sygnalistów;
• sposób ochrony danych osobowych sygnalistów;
• przebieg działań po odebraniu zgłoszenia oraz terminy realizacji działań.

Jeżeli zatrudniasz od 50 do 249, masz obowiązek wdrożyć platformę sygnalisty do 17 grudnia 2023 r.

Jakie kanały zgłoszeń powinny być dostępne w każdej firmie?

Jako pracodawca masz obowiązek wprowadzić u siebie trzy kanały raportowania:

1. Wewnętrzny, który odpowiada za bezpieczeństwo w przedsiębiorstwie.
2. Zewnętrzny, który gwarantuje bezpieczeństwo w takim samym stopniu jak poprzedni. Jednak najważniejsza różnica polega na tym, że powinno się w nim przeprowadzać audyt raz na trzy lata.
3. Publiczny.

Twoim obowiązkiem jest opracowanie specjalnej procedury do zgłaszania naruszeń w firmie. Te kanały powinny być utworzone i obsługiwane w taki sposób, aby nie można było rozpoznać tożsamości sygnalisty. Wszystkie przekazywane przez niego informacje są poufne.

Jako pracodawca musisz wyznaczyć bezstronne osoby, które będą reagowały na zgłoszenia sygnalisty i będą się z nim komunikowały. Twoim zadaniem jest też wyznaczenie terminu, w jakim takie zgłoszenie powinno być rozpatrzone. Zgodnie z prawem nie może być to dłużej niż trzy miesiące od otrzymania informacji od sygnalisty. Ostatnim etapem jest opracowanie sposobu przekazywania zgłoszeń zewnętrznych do odpowiednich organów, na przykład na Policję czy do Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązków jest dużo. Procedury powinny być proste w obsłudze i zapewniać sygnalistom, jak największe bezpieczeństwo. Jeżeli nie chcesz wdrażać ich samodzielnie, to koniecznie się z nami skontaktuj! Przeprowadzimy Cię przez ten proces krok po kroku.

Jak korzystać z platformy Sygnalisty?

Platforma Sygna-lista.pl to innowacyjny system przeznaczony do zgłaszania naruszeń. Zapewnia on pełną anonimowość osobom zgłaszającym nieprawidłowości. Dlatego sygnaliści, którzy chcą o czymś poinformować kierownictwo, nie muszą obawiać się działań odwetowych.

Warto wreszcie docenić instytucję sygnalisty w polskich firmach. Dyrektywa unijna zmusi pracodawców, aby przestali tworzyć fikcyjne systemy do zgłaszania naruszeń, które nie działają, gdy pracownik nie jest anonimowy. Wynika to z faktu, że często jest napiętnowany za swoje zachowanie zarówno przez pracodawcę, jak i przez współpracowników.

Platforma Sygna-lista.pl została opracowana w taki sposób, aby pracownicy nie bali się z niej korzystać. To sprawia, że chętniej będą informowali kierowników o tym, że coś złego dzieje się w przedsiębiorstwie. Ty jako pracodawca powinieneś takich ludzi szczególnie cenić. Zależy im na dobru firmy i na tym, aby wszystko było w niej zgodne z prawem. Gdy tacy ludzie nie są traktowani poważnie - są karani za zgłoszenia, to najczęściej z niej odchodzą. A Ty tracisz cennych i zaangażowanych pracowników.

Jak zbudowana jest platforma sygnalisty?

Absolutnym minimum jest zapewnienie pracownikom dedykowanego do zgłaszania nieprawidłowości numeru telefonu i adresu e-mail. Na pewno bardziej zaawansowaną formą jest aplikacja on-line. Najważniejsze jest to, aby wszystkie te kanały były całkowicie anonimowe.

Do zgłaszania nieprawidłowości w firmie można również wykorzystać gotowy formularz. Ważne, aby był intuicyjny i aby obligował do podania wszystkich niezbędnych informacji. Dzięki temu, każde zgłoszenie będzie zrozumiałe, wartościowe i konkretne. Wtedy odpowiedniej osobie łatwiej będzie na nie zareagować.

Warto podzielić zgłoszenia na kategorie, na przykład ze względu na rodzaj naruszenia. Można tutaj posiłkować się przestępstwami wymienionymi w dyrektywie unijnej. Następnym krokiem jest dokładne opisanie przez sygnalistę sytuacji. Można również poinformować osobę zgłaszającą o tym, że w razie potrzeby, w późniejszym terminie, ktoś się z nią skontaktuje i zada jej dodatkowe pytania.

Sygnalista powinien mieć również możliwość udowodnienia, że przekazywane przez niego informacje są prawdziwe. Dlatego warto dać pracownikom szansę na dodanie do zgłoszenia, na przykład pliku tekstowego, zdjęć czy wideo.

Chociaż system zgłaszania nieprawidłowości musi być anonimowy, to niektóre osoby chcą się ujawnić. Wtedy warto dać im taką możliwość. Dane to będą jawne wyłącznie dla pracodawcy, aby zapewniona była poufność i związana z nią ochrona sygnalisty.

Po wysłaniu zgłoszenia sygnalista powinien mieć wgląd do tego, co dzieje się ze sprawą. Dlatego warto nadać jej indywidualny numer i informować osoby zgłaszające o podjętych krokach. Właśnie tak działa platforma Sygnalista.pl. Korzystanie z niej jest proste i intuicyjne dla każdego pracownika.

Oczywiście Ty jako pracodawca również masz prawo, a nawet obowiązek wiedzieć, co jest zgłaszane i w jaki sposób. Dlatego radzimy Ci powierzyć osobom odpowiedzialnym za obsługę platformy nie tylko przyjmowanie zgłoszeń, ale również informowanie pracodawcy o nich oraz o ich statusach.

Jak widzisz platforma Sygnalista.pl to nie tylko świetne rozwiązanie techniczne, ale także spore ułatwienie w spełnieniu obowiązków wynikających z dyrektywy 2019/1937. Mamy nadzieję, że skorzystasz z naszej pomocy we wdrożeniu Sygna-lista.pl w Twojej firmie, a także w jej poźniejszej obsłudze. Zobacz jak wygląda jej wdrożenie.