O platformie

Między innymi dlatego, że połączenie jest szyfrowane metodą SSL. Certyfikat SSL zapewnia ochronę haseł, danych osobowych oraz innych przesyłanych przez sygnalistę informacji. Przyspiesza także działanie strony internetowej, co usprawnia proces zgłaszania nieprawidłowości.

Ponadto stosujemy szyfrowanie hybrydowe. Polega ono na tym, że hasło jednorazowe nie tylko szyfruje dane, ale jest jednocześnie kluczem szyfrującym. Dla bezpieczeństwa klucze szyfrujące znajdują się w innym miejscu niż szyfrowane dane. Każde zgłoszenie i wiadomość do zgłoszenia są szyfrowane za pomocą odmiennego hasła jednorazowego. Również wszystkie załączniki są zaszyfrowywane i przechowywane w bazie danych. Platforma SaaS nie daje pracodawcy wglądu do plików źródłowych. Zapewnia to bezpieczeństwo sygnaliście i zapobiega potencjalnym działaniom odwetowym. Platforma Sygna-Lista.pl wykorzystuje najnowocześniejsze algorytmy szyfrowania. 

Automatyczne wylogowywanie to kolejna zaleta platformy Sygna-lista.pl. Dzięki temu nie ma ryzyka, że ktoś przechwyci informacje przekazywane przez sygnalistę, bo osoba zgłaszająca nieprawidłowości zapomni się nie wylogować. Następuje to automatycznie, a czasy sesji odbiorcy i sygnalisty są naprawdę krótkie.

Zgodność z przepisami o ochronie sygnalisty

Nasza platforma do zgłaszania naruszeń w firmach jest całkowicie zgodna z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Polskie prawo w tej dziedzinie jest jeszcze na etapie opracowywania.

W dyrektywie unijnej została szczegółowo opisana procedura zgłaszania naruszeń i tego, jakie warunki powinien spełniać system dla sygnalistów. Najważniejszym z nich jest oczywiście pełna anonimowość sygnalisty.

Pełna anonimowość

Zgodnie z prawem unijnym osoba zgłaszająca nieprawidłowości nie może być rozpoznana. Wynika to z faktu, że taki sygnalista byłby narażony na działania odwetowe - na przykład zwolnienia z pracy, brak awansu, podwyżki czy urlopu.

Anonimowość sygnaliście gwarantujemy przez szyfrowanie danych i krótkie sesje. Konto sygnalisty jest zabezpieczone jednorazowym hasłem. To wszystko dotyczy również przekazywanych przez niego dokumentów w wersji elektronicznej.

Transparentna procedura zgłoszenia

Platforma jest intuicyjna, dzięki temu każdy z pracowników będzie w stanie z niej korzystać. System został skonstruowany z myślą o użytkownikach, dlatego krok po kroku przeprowadzi osobę zgłaszającą przez całą procedurę. Warto również wspomnieć o tym, że sygnalista powinien być informowany o tym, co dzieje się z jego zgłoszeniem. Zgodnie z prawem firma ma obowiązek na nie zareagować w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od momentu zgłoszenia.

Rekomendowane jest prowadzenie rejestru zgłoszeń, generowanie raportów oraz archiwizowanie zgłoszeń i dokumentów. Wtedy działania w zakresie obsługi sygnalistów będą na bieżąco monitorowane.

Sprawne rozwiązywanie konfliktów

Sygnalista ma możliwość porozmawiać z osobą odbierającą zgłoszenie, a nie bezpośrednio z pracodawcą. Dzięki temu nie ma ryzyka, że zgłoszenie nieprawidłowości jeszcze bardziej nasili konflikt. Oczywiście spór nie zawsze będzie się odnosił do pracodawcy i pracownika. Czasami spory są na linii pracownik – pracownik na wyższym stanowisku. Wtedy również warto, aby całą sytuację ocenił ktoś, kto nie jest emocjonalnie zaangażowany w konflikt.

Wiele spraw można wyjaśnić stosunkowo szybko i podjąć odpowiednie działania. Platforma Sygna-lista.pl daje pracodawcy maksymalnie 3 miesiące na zareagowanie na zgłoszenie. Chociaż jest ono anonimowe to pracodawca ma wyraźny sygnał, co należałoby zmienić, aby wszystkim funkcjonowało się lepiej.

Wewnętrzne zarzadzanie nieprawidłowościami

Sygnalista jest bardzo ważną osobą w organizacji. Głównie dlatego, że zwraca uwagę na problemy, które się w niej pojawiają. Niejednokrotnie pracownicy, którzy mówili o swoich potrzebach i problemach, a byli nagminnie ignorowani przez pracodawców, w końcu zgłaszali nieprawidłowości do odpowiednich instytucji. Sprawa trafiała na drogę sądową, a firma ponosiła straty. Często nie tylko wizerunkowe, ale również finansowe.

Można byłoby tego wszystkiego uniknąć, gdyby ktoś wcześniej zareagował. Instytucja sygnalisty została wymyślona specjalnie po to, aby sytuacje konfliktowe rozwiązywać na terenie firmy. O ile oczywiście jest to możliwe i zgodne z prawem. Sygnalista pomoże wyłapać słabe punkty danej organizacji i je wyeliminować.

Bezpieczeństwo danych

Za bezpieczeństwo danych przesyłanych na platformie odpowiada między innymi: szyfrowanie danych, jednorazowe hasło i login, automatyczne wylogowywanie się z systemu. Ich podstawową funkcją jest zapewnienie sygnaliście bezpieczeństwa i pełnej anonimowości. Wraz z rozwojem platformy będziemy wdrażać kolejne funkcje, gwarantujące jeszcze większą poufność danych.

Intuicyjny i prosty interfejs

Zgodnie z prawem sygnalistą może być każdy. Niezależnie od zajmowanego stanowiska i od stopnia powiązania z daną firmą. Dlatego każdy, kto zauważy jakieś nieprawidłowości w jej działaniu powinien mieć możliwość szybkiego i bezpiecznego poinformowania o tym odpowiedniej osoby.

Właśnie z tego względu nasza platforma jest intuicyjna i prosta w obsłudze. Każdy, niezależnie od stopnia zaawanowania w obsłudze platform internetowych, będzie wiedział, w jaki sposób opisać daną sytuację i złożyć prawidłowo zgłoszenie.

Komfort pracowników

Są takie sytuacje, o których niezwykle trudno rozmawia się z pracodawcą. Właśnie dlatego platforma sygnalista jest tak ważnym rozwiązaniem dla pracowników. Mogą one, bez konieczności mierzenia się z reakcją przełożonego, poinformować go o tym, że coś negatywnego dzieje się w firmie. Może to odnosić się między innymi do: mobbingu, korupcji czy dyskryminacji. Katalog nieprawidłowości, jakie może zgłosić pracownik znajduje się w dyrektywie unijnej. Każdy pracownik powinien mieć do niego dostęp.

Ograniczenie biurokracji

Każdy dobrze wie, że zgłaszanie nieprawidłowości na piśmie jest nie tylko pracochłonne, ale też czasochłonne. Często też nie przynosi spodziewanych rezultatów. O wiele lepiej jest o danej sytuacji porozmawiać przez telefon lub wysłać wiadomość e-mail. Sygna-lista.pl umożliwia Ci jeszcze prostsze informowanie o naruszeniach, w firmie, w której pracujesz. Zresztą korzystanie z takiej platformy jest również przyjazne dla środowiska naturalnego. Nie trzeba wykorzystywać tak dużych ilości papieru, aby informacje dotarły w odpowiednie miejsce.

Teraz już wiesz, dlaczego korzystanie z Sygna-lista.pl to świetne rozwiązanie dla Twojej organizacji. Zapewnia bezpieczeństwo danych, poufność, a korzystanie z niej jest proste i intuicyjne. Dlatego skontaktuj się z nami, aby wdrożyć ją w Twoim przedsiębiorstwie!